Automatischer Schuljahreswechsel in Sdui
Das alte Schuljahr geht zu Ende und Sie fragen sich, wie Sie den digitalen Jahreswechsel in Sdui durchführen können?
Für die Durchführung des digitalen Schuljahreswechsels in Sdui stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:
- Der automatische Schuljahreswechsel
- Der manuelle Schuljahreswechsel
In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie für den automatischen Schuljahreswechsel in Sdui vorgehen. Wenn Sie den Schuljahreswechsel manuell durchführen möchten, springen Sie in die nächste Lektion.
Es wird weiterführenden Schulen besonders empfohlen, das automatische Hochstufen der Schüler*innen zu nutzen. Dies ist vorteilhaft, wenn zahlreiche individuelle Fälle auftreten, beispielsweise wenn Schülerinnen unabhängig von den regulären Abgangsklassen die Schule verlassen, einige das Schuljahr wiederholen müssen oder in eine andere Klasse versetzt werden.
Übersicht
Schulneulinge einpflegen
Wenn Sie vor dem Schuljahreswechsel bereits personalisierte Accounts für Schulneulinge erstellen wollen, erstellt Sdui automatische Klassengruppen. Mehr dazu erfahren Sie in diesem kurzen Video.
💡 Empfehlung
Wir empfehlen, die Schulneulinge in der Excel-Liste entsprechend zu kennzeichnen, falls der Jahrgang mehrzügig ist. Eine mögliche Bezeichnung könnte lauten: Neulinge 1a, Neulinge 1b etc.
Personalisierte Accounts erstellen
Wechseln Sie über den „Mehr”-Bereich in die Administration.
- Rufen Sie den Reiter „Accounts” auf.
- Laden Sie über „Personalisierte Accounts” die Beispieldatei herunter und befüllen Sie sie mit Daten.
- Tragen Sie in der Spalte die Klasse/das Kürzel oder die Bezeichnung der Wahl ein (z. B. Schulneulinge).
Beachten Sie:
Wählen Sie keine bereits existierende Klassenbezeichnung wie Klasse 1 oder Klasse 5. Vermeiden Sie Klassenbezeichnungen, die “0” lauten. Diese erkennt Sdui nicht.
- Im Anschluss laden Sie die personalisierte Liste hoch, indem Sie auf die graue Kachel „+ Datei auswählen“ klicken.
- Daraufhin wählen Sie den Button „Stundenplan veröffentlichen”.
- Accountzettel können als PDF heruntergeladen und an die Eltern ausgeteilt werden.
- In Sdui werden in dem Moment automatisch die Klassengruppen erstellt.
Video zum automatischen Schuljahreswechsel
Im folgenden Video wird Ihnen erläutert, wie Sie den automatischen Schuljahreswechsel durchführen.
⚠️ Hinweis
Ihre Eingaben werden zwischengespeichert, sodass Sie den Jahreswechsel starten, unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen können.
Neues Schuljahr anlegen
Mit dem Sdui Stundenplaner
Wenn Sie den Sdui Stundenplaner nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
- In der linken Menüleiste auf „Stundenplaner” klicken
- Oben rechts im Dropdown-Menü „Neues Schuljahr” wählen
- Start- und Endpunkt des neuen Schuljahres festlegen
- Bei nicht grundlegenden Änderungen Stammdaten aus dem alten Schuljahr übernehmen
- Kürzel sowie Klassen- oder Gruppen-Benennungen bleiben hinterlegt
- Änderungen speichern und den Button „Veröffentlichen“ unten rechts betätigen
Mit einem externen Stundenplan-Programm
Sollten Sie als Schule ein externes Stundenplan-Programm nutzen, beachten Sie die folgenden Schritte:
- In der linken Menüleiste auf den Reiter „Synchronisation“ klicken
- Laden Sie eine Stundenplan-Datei hoch, aus welcher Sdui das Start- und Enddatum des Schuljahres übernehmen kann.
- Es muss dafür mindestens eine (Beispiel-)Stunde eingetragen sein.
Sie haben die Option, den Stundenplan mit dem Sdui Desktop-Plugin automatisch zu synchronisieren oder manuell hochzuladen.
💡 Empfehlung
Durch das Herunterladen des Sdui Desktop-Plugins wird eine Schnittstelle zwischen dem Stunden- und Vertretungsplan und der Sdui-App hergestellt.
- Verknüpft Ihren Stunden-und Vertretungsplan mit Sdui
- Ermöglicht das automatische Hochladen der Stundenpläne
Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie bei der Installation des Sdui Desktop-Plugins vorgehen.
Mit der optimierten Stundenplanung
- In der linken Menüleiste auf den Reiter „Optimierte Stundenplanung“ klicken
- Legen Sie eine Stundenplan-Datei an oder duplizieren Sie eine existierende Datei, aus welcher Sdui das Start- und Enddatum des neuen Schuljahres übernehmen kann. Es ist wichtig, dass Sie hier den Zeitraum des gesamten Schuljahres angeben. Bei einer duplizierten Datei muss das Datum entsprechend angepasst werden.
- Öffnen Sie das 3-Punkte Menü und wählen Sie „synchronisieren“ aus. Im Pop-up-Fenster bestätigen Sie erneut über „synchronisieren“
- Es muss mindestens eine (Beispiel-)Stunde im Plan eingetragen sein.
Beachten Sie:
Der in der optimierten Stundenplanung eingetragene Name der Lehrkräfte ist das Kürzel, welches in Sdui ausgewählt werden muss. Alle benötigten Klassen für das neue Schuljahr sollten in den „Stundenplan Daten“ im Reiter „Klassen“ eingetragen sein.
Beim automatischen Schuljahreswechsel:
Die Stammdaten in der Optimierten Stundenplanung sollten mit den Einträgen in der Exceldatei übereinstimmen, die Sie hochladen.
💡 Sie wollen mehr erfahren?
Für mehr Infos rund um die Optimierte Stundenplanung in Sdui schauen Sie sich unseren Mediathekeintrag Optimierte Stundenplanung an.
Den Schuljahreswechsel durchführen
- In der linken Menüleiste den Reiter „Schuljahreswechsel” aufrufen
- In die Mitte der Kachel „Automatisches hochstufen (mit Nutzerliste-Import)” klicken
- Sie haben stets die Möglichkeit über den grauen Button unten links in die vorherigen Schritte zurückzuspringen und Änderungen vorzunehmen.
Beginnen Sie nun mit der Konfiguration des Schuljahreswechsels.
1. Schritt: Duplizierte Konten löschen
- Basierend auf dem Registrierungsstatus, dem Zeitpunkt der letzten Aktivität und dem Prüfen verknüpfter Elternaccounts können doppelte Accounts gelöscht werden.
- Zum Prüfen verknüpfter Elternaccounts klicken Sie auf „Account löschen”. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem verknüpfte Elternaccounts angezeigt werden. Die Angabe „Aktivierungscode” bedeutet, dass es kein registriertes Elternteil zum Schüleraccount gibt.
- Klicken Sie nach dem Löschen der Duplikate auf „Weiter zum Hochladen der neuen Nutzerliste”.
2. Schritt: Neue Nutzerliste hochladen
- Laden Sie die Beispiel-Datei herunter und befüllen Sie sie mit echten Daten.
- Achten Sie beim Hochladen der befüllten Datei auf das richtige Datei-Format (xls.).
- Nach dem Upload klicken Sie auf den Button “Weiter”.
Beachten Sie:
In dieser Datei sollten alle Schüler*innen mit Klassenzuweisungen versehen sein. Die Klassen müssen mit den Stammdaten übereinstimmen. Sollte ein externes Stundenplan-Programm genutzt werden, müssen sie auch mit den Einträgen dort übereinstimmen. Dabei spielt die Klein- und Großschreibung eine Rolle. Entsprechend sollte z. B. die Klasse 6a nicht plötzlich in der neuen Datei 6A heißen. Ansonsten würden im neuen Schuljahr zwei Klassengruppen angelegt.
3. Schritt: Abgänger*innen bestätigen
- Änderungen und Accounts bestätigen oder anpassen.
- Dafür auf den Button “Weiter zur Bearbeitung aller Sonderfälle” klicken.
- Unten rechts sehen Sie, wie viele Accounts nach Ihren Eingaben gelöscht werden. Stimmen die Eingaben, klicken Sie auf “Eltern prüfen und weiter”
⚠️ Hinweis
Für manche Accounts findet Sdui möglicherweise keinen Eintrag – diese werden als “Abgänger” markiert und nach sieben Tagen gelöscht. Sollte ein Account fälschlicherweise markiert worden sein, suchen Sie über die Suchleiste nach dem Nutzer oder der Nutzerin. Die korrekte Zuordnung kann erforderlich sein, wenn beispielsweise der Name in der neuen Liste anders angegeben wurde. Die Zuordnung muss in diesem Fall manuell vorgenommen werden.
4. Schritt: Elternaccounts prüfen
- Im nächsten Schritt werden Ihnen entsprechend alle mit den Abgänger*innen verknüpften Elternaccounts angezeigt, die im Zuge des Schuljahreswechsels nach sieben Tagen gelöscht werden.
- Sind die Eltern mit noch weiteren Kindern an der Einrichtung verknüpft, bleiben die Accounts erhalten.
- Über den Button „Eltern-Account behalten“ können Sie überdies manuell auswählen, welche Accounts nicht gelöscht werden sollen.
Beachten Sie:
Die Deaktivierung von Abgängeraccounts sowie Elternaccounts erfolgt sieben Tage nach dem offiziellen Beginn des neuen Schuljahres. Falls der Wechsel zu einem späteren Zeitpunkt als das festgelegte Startdatum stattfindet, werden die Accounts erst sieben Tage nach dem tatsächlichen Wechseldatum deaktiviert.
5. Schritt: Accounts für neue Nutzer*innen bestätigen
- Nutzer*innen bestätigen, für die in Sdui neue Accounts erstellt werden sollen
- Klicken Sie hiernach auf “Weiter zur Zusammenfassung”
6. Schritt: Zusammenfassung
- Im letzten Schritt können Sie sich alle getätigten Änderungen zusammenfassend anzeigen lassen.
- Sie finden allgemeine Hinweise zu den Folgen des Schuljahreswechsels.
7. Schritt: Eingaben speichern und Schuljahreswechsel durchführen
- Nach dem Speichern der Eingaben öffnet sich neues Dialogfenster.
- In diesem Fenster können Sie Accountzettel für neue Sdui Nutzer*innen als PDF-Datei herunterladen, damit sich diese direkt registrieren können.
Inhalte aus Gruppen ins neue Jahr nehmen
Wenn Sie Inhalte aus Ihren Klassen-Chats in das neue Schuljahr übernehmen wollen, schauen Sie sich das folgende Video an.
Nach dem Schuljahreswechsel
Die Deaktivierung der von Sdui automatisch erstellen Gruppen erfolgt sieben Tage nach dem offiziellen Beginn des neuen Schuljahres. Falls der Wechsel zu einem späteren Zeitpunkt als das festgelegte Startdatum stattfindet, werden die Gruppen erst sieben Tage nach dem tatsächlichen Wechseldatum deaktiviert.
- Zum Beispiel: Wenn das Schuljahr am 1. August beginnt und der Wechsel erst am 15. August vollzogen wird, dann erfolgt die Deaktivierung der Gruppen am 22. August.
- Globale sowie individuell erstellte Gruppen bleiben bestehen.
Schüler*innen, die im Prozess des Schuljahreswechsels als “Abgängeraccounts” markiert werden, werden inklusive der Elternaccounts 7 Tage nach Durchführung des Wechsels deaktiviert.
Ausnahme: Ist ein Elternaccount eines “Abgängers” mit noch einem weiteren Schüleraccount verknüpft, welcher an der Schule bleibt, bleibt auch der entsprechende Elternaccount bestehen.
❌ Behebung von Fehlern beim Wechsel
Sollte eine Person versehentlich als Abgänger*in markiert worden sein, können Sie als Sdui Admin den Account auch nach dem durchgeführten Wechsel behalten. Dafür rufen Sie über die Administration oder in der App die “Nutzerverwaltung” auf, suchen nach dem entsprechenden Profil und klicken auf “Account soll aktiv bleiben”.
Was tun, wenn Nutzer*innen ihr Passwort vergessen haben
Sollte ein Elternteil oder eine Lehrkraft nach den Ferien ihr Passwort vergessen haben, können Sie als Admin dieses selbstständig für den betreffenden Nutzer bzw. die Nutzerin zurücksetzen.
Es ist nicht notwendig, neue Accounts zu erstellen.
Um das Passwort zurückzusetzen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wechseln Sie in der linken Menüleiste in den Reiter „Nutzerverwaltung“.
- Rufen Sie über das Suchfeld den entsprechenden Nutzer bzw. die entsprechende Nutzerin auf.
- Klicken Sie auf „Profil anzeigen“.
- Wählen Sie bei „Passwort“ den Button „ändern“.
- Klicken Sie im nächsten Schritt auf „Passwort generieren“. Dafür müssen Sie zuerst Ihr persönliches Passwort eingeben.
- Im Anschluss erhalten Sie neue Zugangsdaten, die Sie dem Nutzer bzw. der Nutzerin mitteilen können.
