Kitajahreswechsel in Sdui

Kitajahreswechsel durchführen

Das alte Kitajahr geht zu Ende und Sie fragen sich, wie Sie den Kitajahreswechsel in Sdui durchführen können. In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie für den digitalen Jahreswechsel in Sdui vorgehen.

Manueller Jahreswechsel

Der manuelle Jahreswechsel wird insbesondere für Kitas empfohlen. Sie können Kinder, die die Kita verlassen, als Abgänger*innen markieren, oder den Wechsel in eine andere Gruppe kennzeichnen. Für das neue Jahr werden dann für jede Kitagruppe auch neue Chatgruppen erstellt.

Hinweis ⚠️

Ihre Eingaben werden nicht zwischengespeichert, weshalb Sie den manuellen Kitajahreswechsel in einem Zuge durchführen sollten. Neue Accounts werden erst nach dem Jahreswechsel angelegt, sofern Sie nicht bereits Accounts für Kitaneulinge erstellt haben.

Eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung zum manuellen Jahreswechsel erhalten Sie im folgenden Video.

1. Schritt: Zeitraum des neuen Kitajahres festlegen

Klicken Sie in der linken Menüleiste auf “Stundenplaner”.
Legen Sie oben rechts im Dropdown-Menü mit dem Klick auf “Neues Jahr” das neue Kitajahr an.
Sollte es keine grundlegenden Änderungen geben, übernehmen Sie die Stammdaten aus dem alten Jahr. So behalten alle Erzieher*innen ihre Kürzel und Gruppenbezeichnungen bleiben erhalten.
Nach dem Speichern der Änderungen, wählen Sie unten rechts die Schaltfläche „Veröffentlichen“.
Wechseln Sie in der linken Menüleiste in die Stammdaten.

2. Schritt: Stammdaten überprüfen

Hinterlegen Sie Gruppenbezeichnungen.
Nur in den Stammdaten hinterlegte Einträge werden als Auswahloptionen im digitalen Jahreswechsel angezeigt.
Speichern und veröffentlichen Sie die Änderungen und wechseln Sie daraufhin in der linken Menüleiste zu “Jahreswechsel”.

3. Schritt: Den manuellen Jahreswechsel durchführen

Wählen Sie im Reiter “Jahreswechsel” die Kachel “Klassen- bzw. Kita-Gruppen einfach hochstufen (ohne Nutzerliste-Import)”.
Ihnen werden zwei Spalten angezeigt:
- In der linken Spalte sind die Gruppen des alten Jahres zu sehen.
- In der rechten Spalte sehen Sie, in welche Gruppen diese im neuen Jahr überführt werden sollen.
In der rechten Spalte über das Dropdown-Menü bei den einzelnen Gruppen Änderungen vornehmen

4. Schritt: Sonderfälle bearbeiten

Wenn nur ein Kind die Gruppe wechselt oder die Einrichtung verlässt, klicken Sie auf den Button “bearbeiten”.
Im sich öffnenden Dialogfenster können Sie dann bei den Kindern rechts über das Dropdown-Menü die Änderungen festlegen.
Mit dem Klick auf den rosafarbenen Button “Wechsel durchführen”, können Sie alle Anpassungen und Änderungen final überprüfen, bevor Sie den Wechsel durchführen.

Accounts erstellen

Falls noch nicht geschehen, können Sie über den Reiter “Accounts” die neuen Sdui Nutzer*innen erstellen. Wie Sie dazu vorgehen erfahren Sie in diesem Video genauer.

Inhalte aus Gruppen ins neue Jahr nehmen

Wenn Sie Inhalte aus Ihren Gruppen-Chats in das neue Kitajahr übernehmen wollen, schauen Sie sich das folgende Video an:

Hinweise für Übertragung alter Inhalte in neue Gruppe:

Jedes Jahr werden neue Gruppen erstellt, um Neuzugänge automatisch zuzuordnen.
Erzieher*innen des Vorjahres können Inhalte in die neue Jahresgruppe übertragen, bevor dort Inhalte geteilt werden.
Prüfen Sie, ob ein anderer Admin Inhalte übernehmen will, bevor Sie in der neuen Gruppe aktiv werden.
Das Verschieben von Inhalten ist möglich, nachdem jemand als Admin festgelegt wurde.
Bestätigung ist nötig, falls kein anderer Admin zur Verfügung steht.
- Dafür in der linken Menüleiste den Reiter “Gruppenübersicht” aufrufen und auf die entsprechende Gruppe klicken und “Diese Gruppe leer beginnen” auswählen.

Nach dem Kitajahreswechsel

Die Deaktivierung von Abgängeraccounts, Elternaccounts, sowie der von Sdui automatisch erstellten Gruppen erfolgt sieben Tage nach dem offiziellen Beginn des neuen Kitajahres. Falls der Wechsel zu einem späteren Zeitpunkt als das festgelegte Startdatum stattfindet, werden die Gruppen erst sieben Tage nach dem tatsächlichen Wechseldatum deaktiviert.

Zum Beispiel: Wenn das Kitajahr am 1. August beginnt und der Wechsel erst am 15. August vollzogen wird, dann erfolgt die Deaktivierung der Gruppen am 22. August.
Globale sowie individuell erstellte Gruppen bleiben bestehen.

Sollte eine Person versehentlich als Abgänger*in markiert worden sein, können Sie als Sdui Admin den Account auch nach dem durchgeführten Wechsel behalten. Dafür rufen Sie über die Administration den Reiter “Nutzerverwaltung“ auf, suchen nach dem entsprechenden Profil und klicken auf “Account soll aktiv bleiben”.