Manueller Schuljahreswechsel in Sdui
Das alte Schuljahr geht zu Ende und Sie fragen sich, wie Sie den digitalen Jahreswechsel in Sdui durchführen können?
Für die Durchführung des digitalen Schuljahreswechsels in Sdui stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:
- Der automatische Schuljahreswechsel
- Der manuelle Schuljahreswechsel
In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie für den manuellen Schuljahreswechsel in Sdui vorgehen.
Das manuelle Hochstufen wird insbesondere für Grundschulen und Schulen mit LDAP-Anbindung sowie Kitas empfohlen. Den Jahreswechsel manuell durchzuführen ist vor allem dann sinnvoll, wenn (fast) alle Schüler*innen im Klassenverband versetzt werden oder im Klassenverband die Schule verlassen.
Schulneulinge einpflegen
Wenn Sie vor dem Schuljahreswechsel bereits personalisierte Accounts für Schulneulinge erstellen wollen, erstellt Sdui automatische Klassengruppen.
Mehr dazu erfahren Sie in diesem kurzen Video.
💡 Empfehlung
Wir empfehlen, die Schulneulinge in der Excel-Liste entsprechend zu kennzeichnen, falls der Jahrgang mehrzügig ist. Eine mögliche Bezeichnung könnte lauten: Neulinge 1a, Neulinge 1b etc.
Personalisierte Accounts erstellen
Wechseln Sie über den “Mehr”-Bereich in die Administration.
- Rufen Sie den Reiter “Accounts” auf.
- Laden Sie über “Personalisierte Accounts” die Beispieldatei herunter und befüllen Sie sie mit Daten.
- Tragen Sie in der Spalte die Klasse oder die Bezeichnung der Wahl ein (z. B. Schulneulinge).
Beachten Sie:
Wählen Sie keine bereits existierende Klassenbezeichnung wie Klasse 1 oder Klasse 5. Vermeiden Sie Klassenbezeichnungen, die “0” lauten. Diese erkennt Sdui nicht.
- Im Anschluss laden Sie die personalisierte Liste hoch, indem Sie auf die graue Kachel „+ Datei auswählen“ klicken.
- Daraufhin wählen Sie den Button “Stundenplan veröffentlichen”.
- Accountzettel können als PDF heruntergeladen und an die Eltern ausgeteilt werden.
- In Sdui werden in dem Moment dann auch automatisch die Klassengruppen erstellt.
Video zum manuellen Schuljahreswechsel
Eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung zum manuellen Jahreswechsel erhalten Sie im folgenden Video:
⚠️ Hinweis
Ihre Eingaben werden nicht zwischengespeichert, weshalb Sie den Schuljahreswechsel in einem Zuge durchführen sollten. Neue Accounts werden erst nach dem Jahreswechsel angelegt, sofern Sie nicht bereits Accounts für Schulneulinge erstellt haben.
Neues Schuljahr anlegen
Mit dem Sdui Stundenplaner
Wenn Sie den Sdui Stundenplaner nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie in der linken Menüleiste auf “Stundenplaner”.
- Legen Sie oben rechts im Dropdown-Menü mit dem Klick auf “Neues Jahr” das neue Schuljahr an.
- Sollte es keine grundlegenden Änderungen geben, übernehmen Sie die Stammdaten aus dem alten Jahr. So behalten alle Lehrkräfte ihre Kürzel und die Klassenbenennungen bleiben erhalten.
- Speichern und veröffentlichen Sie die Änderungen.
Mit einem externen Stundenplan-Programm
Sollten Sie als Schule ein externes Stundenplan-Programm nutzen, beachten Sie die folgenden Schritte:
- In der linken Menüleiste auf den Reiter „Synchronisation“ klicken
- Laden Sie eine Stundenplan-Datei hoch, aus welcher Sdui das Start- und Enddatum des Schuljahres übernehmen kann.
- Es muss dafür mindestens eine (Beispiel-)Stunde eingetragen sein.
Sie haben die Option, den Stundenplan mit dem Sdui Desktop-Plugin automatisch zu synchronisieren oder manuell hochzuladen.
💡 Empfehlung
Durch das Herunterladen des Sdui Desktop-Plugins wird eine Schnittstelle zwischen dem Stunden- und Vertretungsplan und der Sdui-App hergestellt.
- Verknüpft Ihren Stunden-und Vertretungsplan mit Sdui
- Ermöglicht das automatische Hochladen der Stundenpläne
Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie bei der Installation des Sdui Desktop-Plugins vorgehen.
Mit der optimierten Stundenplanung
- In der linken Menüleiste auf den Reiter „Optimierte Stundenplanung“ klicken
- Legen Sie eine Stundenplan-Datei an oder duplizieren Sie eine existierende Datei, aus welcher Sdui das Start- und Enddatum des neuen Schuljahres übernehmen kann. Es ist wichtig, dass Sie hier den Zeitraum des gesamten Schuljahres angeben. Bei einer duplizierten Datei muss das Datum entsprechend angepasst werden.
- Öffnen Sie das 3-Punkte Menü und wählen Sie „synchronisieren“ aus. Im Pop-up-Fenster bestätigen Sie erneut über „synchronisieren“
- Es muss mindestens eine (Beispiel-)Stunde im Plan eingetragen sein.
Beachten Sie:
Der in der optimierten Stundenplanung eingetragene Name der Lehrkräfte ist das Kürzel, welches in Sdui ausgewählt werden muss. Alle benötigten Klassen für das neue Schuljahr sollten in den „Stundenplan Daten“ im Reiter „Klassen“ eingetragen sein.
💡 Sie wollen mehr erfahren?
Für mehr Infos rund um die Optimierte Stundenplanung in Sdui schauen Sie sich unseren Mediathekeintrag Optimierte Stundenplanung an.
Den Schuljahreswechsel durchführen
1. Schritt: Stammdaten überprüfen
- Wechseln Sie in der linken Menüleiste in die „Stammdaten“
- Hinterlegen Sie Klassenbezeichnungen.
- Nur in den Stammdaten hinterlegte Einträge werden als Auswahloptionen im digitalen Jahreswechsel angezeigt.
- Speichern und veröffentlichen Sie die Änderungen und wechseln Sie daraufhin in der linken Menüleiste zu “Schuljahreswechsel”.
2. Schritt: Den manuellen Jahreswechsel beginnen
- Wählen Sie im Reiter “Schuljahreswechsel” die Kachel “Klassen einfach hochstufen (ohne Nutzerliste-Import)”.
- Ihnen werden zwei Spalten angezeigt:
- In der linken Spalte sind die Klassen des alten Jahres zu sehen.
- In der rechten Spalte sehen Sie, in welche Klassen diese im neuen Jahr überführt werden sollen.
- In der rechten Spalte können Sie über das Dropdown-Menü bei den einzelnen Klassen Änderungen vornehmen.
3. Schritt: Sonderfälle bearbeiten
- Wenn nur ein*e Schüler*in die Klasse wechselt oder die Einrichtung verlässt, klicken Sie auf den Button “bearbeiten”.
- Im sich öffnenden Dialogfenster können Sie dann bei den Schüler*innen rechts über das Dropdown-Menü die Änderungen festlegen.
- Mit dem Klick auf den rosafarbenen Button “Wechsel durchführen”, können Sie alle Anpassungen und Änderungen final überprüfen, bevor Sie den Wechsel durchführen.
⚠️ Hinweis: Kategorie "Schüler/innen ohne Klasse"
An dieser Stelle muss zunächst eine Aktion wie zum Beispiel „*geht ab“ über das Dropdown-Menü gewählt werden. Anschließend unbedingt über “bearbeiten” in der Zeile prüfen, ob individuelle Klassenzuweisungen vorgenommen werden müssen oder ob die gelisteten Schüler*innen die Einrichtung verlassen.
Accounts erstellen
Falls noch nicht geschehen, können Sie über den Reiter “Accounts” die neuen Sdui Nutzer*innen erstellen. Wie Sie dazu vorgehen erfahren Sie in diesem Video genauer.
Inhalte aus Gruppen ins neue Jahr nehmen
Wenn Sie Inhalte aus Ihren Klassen-Chats in das neue Schuljahr übernehmen wollen, schauen Sie sich das folgende Video an.
Nach dem Schuljahreswechsel
Die Deaktivierung der von Sdui automatisch erstellen Gruppen erfolgt sieben Tage nach dem offiziellen Beginn des neuen Schuljahres. Falls der Wechsel zu einem späteren Zeitpunkt als das festgelegte Startdatum stattfindet, werden die Gruppen erst sieben Tage nach dem tatsächlichen Wechseldatum deaktiviert.
- Zum Beispiel: Wenn das Schuljahr am 1. August beginnt und der Wechsel erst am 15. August vollzogen wird, dann erfolgt die Deaktivierung der Gruppen am 22. August.
- Globale sowie individuell erstellte Gruppen bleiben bestehen.
Schüler*innen, die im Prozess des Schuljahreswechsels als “Abgängeraccounts” markiert werden, werden inklusive der Elternaccounts 7 Tage nach Durchführung des Wechsels deaktiviert.
Ausnahme: Ist ein Elternaccount eines “Abgängers” mit noch einem weiteren Schüleraccount verknüpft, welcher an der Schule bleibt, bleibt auch der entsprechende Elternaccount bestehen.
❌ Behebung von Fehlern beim Wechsel
Sollte eine Person versehentlich als Abgänger*in markiert worden sein, können Sie als Sdui Admin den Account auch nach dem durchgeführten Wechsel behalten. Dafür rufen Sie über die Administration oder in der App die “Nutzerverwaltung” auf, suchen nach dem entsprechenden Profil und klicken auf “Account soll aktiv bleiben”.
Was tun, wenn Nutzer*innen ihr Passwort vergessen haben
Sollte ein Elternteil oder eine Lehrkraft nach den Ferien ihr Passwort vergessen haben, können Sie als Admin dieses selbstständig für den betreffenden Nutzer bzw. die Nutzerin zurücksetzen.
Es ist nicht notwendig, neue Accounts zu erstellen.
Um das Passwort zurückzusetzen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wechseln Sie in der linken Menüleiste in den Reiter „Nutzerverwaltung“.
- Rufen Sie über das Suchfeld den entsprechenden Nutzer bzw. die entsprechende Nutzerin auf.
- Klicken Sie auf „Profil anzeigen“.
- Wählen Sie bei „Passwort“ den Button „ändern“.
- Klicken Sie im nächsten Schritt auf „Passwort generieren“. Dafür müssen Sie zuerst Ihr persönliches Passwort eingeben.
- Im Anschluss erhalten Sie neue Zugangsdaten, die Sie dem Nutzer bzw. der Nutzerin mitteilen können.
